مناقصه چیست؟ تعریف کامل، انواع، مراحل و قوانین مناقصات

آخرین بروزرسانی: 16 بهمن 1404

سازمان ها برای تامین کالا یا خدمات مورد نیاز خود از روش مناقصه استفاده میکنند. اما واقعا ماهیت مناقصه چیست؟ ارکان آن کدامند؟ چه انواعی دارد؟ قوانین و شرایط حاکم بر این فرایند چیست؟
اگر شما هم در مسیر کاری یا مطالعاتی خود با چنین پرسش هایی روبرو شده اید، پیشنهاد میکنیم این مطلب را تا انتها مطالعه کنید.
پروژه هایی که در مقیاس بزرگ برای خرید کالا یا دریافت خدمات انجام می شوند، باید در چارچوب قوانین مشخصی پیش بروند. این قوانین به هر دو طرف معامله کمک می کند تا پروژه به صورت شفاف و منظم انجام شود. نتیجه نهایی این امر، سوددهیِ مالی و اعتبار بیشتر در حوزه کاری معامله گران است.

آنچه در این مقاله می خوانید:
•    مناقصه چیست؟
•    ارکان مناقصه
•    انواع مناقصه
•    مراحل برگزاری مناقصات
•    مناقصه و مزایده چه فرقی باهم دارند؟
•    نمونه های واقعی مناقصه
•    دسترسی سریع و یکپارچه به مناقصات سراسر کشور

مناقصه چیست؟

مناقصه، روشی برای خرید کالا یا خدمات با کمترین قیمت و بالاترین کیفیت است. سازمان های دولتی و خصوصی با هدف کاهش هزینه و صرفه جویی مالی، نیازهای خود را از طریق مناقصه رفع میکنند. 
پیمانکاران یا شرکت های تامین کننده نیز برای تامین نیازِ سازمان با یکدیگر به رقابت می پردازند. در این معامله، تامین کننده ای برنده میشود که همزمان، قیمت کمتر و کیفیت بهتری پیشنهاد دهد.
تعریف مناقصه براساس ماده 2 قانون برگزاری مناقصات، بند الف بدین شرح است: " فرایندی است رقابتی برای تأمین کیفیت مورد نظر (طبق اسناد)، که در آن تعهدات موضوع معامله به شرکت کننده ای که کمترین قیمت متناسب را پیشنهاد کرده باشد، واگذار می‌ شود. "
سازماندهی هزینه با هدف ایجاد درآمد و سود مناسب از اولویت های مدیران است. در نتیجه آنها ترجیح میدهند با حداقل قیمت، کالا یا خدمات مورد نظر خود را خریداری کنند. امروزه برگزاری معامله با کمترین قیمت پیشنهادی بخش عمده درخواست خرید خدمات یا کالا محسوب میشود. معمولا این درخواست از جانب سازمان دولتی اعلام می شود و تامین آن بر عهده شرکت های خصوصی است.

ارکان مناقصه

هر مناقصه حداقل 6 رکن اساسی دارد:
1) مناقصه گزار: سازمانی که برای رفع یک نیاز داخلی، اعم از خدمات یا تامین کالا اقدام به برگزاری فراخوان میکند.
2) مناقصه گران: تامین کنندگان کالا و یا ارائه دهندگان خدمات مورد نیاز کارفرما
3) موضوع: مساله ی مورد تقاضای کارفرما شامل تامین محصول یا ارائه خدمات
4) اسناد مناقصه: اسناد منتشر شده توسط برگزار کننده فراخوان که در آن ویژگی های کمی و کیفی موضوع معامله ذکر شده است.
5) قیمت پیشنهادی: قیمتی که توسط شرکت کننده به کارفرما اعلام میشود. حداقل قیمتی که هر تامین کننده میتواند با دریافت آن، تعهدات اعلام شده در اسناد را اجرا نماید.
6) برنده معامله: شرکتی که حداقل مبلغ پیشنهادی را برای تامین اعلام کرده و به مفاد ذکر شده در اسناد مثل تاریخ تحویل پیشنهادات پایبند است.
سایر ارکان قانونی این فرایند نیز پنج مورد هستند که در نمودار زیر آورده ایم:

با توجه به این طرحواره، اهمیت همه ارکان به یک اندازه است و هیچ یک نسبت به دیگری برتری ندارد. مسئولیت هر یک از این واحدها با یکدیگر متفاوت و به نوعی مکمل هم هستند.
انواع مناقصه

مناقصات از جهات مختلف به دسته بندی های گوناگون تقسیم میشوند. طبقه بندی این فرایند را به صورت کامل شرح می دهیم:
•    از نظر مراحل ارزیابی:
بند یک و دو ماده 4 قانون مناقصات به این نوع تقسیم بندی اشاره دارد.
1- یک مرحله ای:
معامله یک مرحله ای یعنی نیازی به مرحله ارزیابی فنی بازرگانی برای پیشنهادات نیست. در دسته بندی یک مرحله ای، پاکتها بیشتر از جنبه مالی بررسی میشوند. این نوع معاملات مربوط به پروژه های کوچک و ساده است که جنبه فنی کمتری دارند. کارفرما پاکت های پیشنهادی را در یک جلسه باز نموده و در همان جلسه برنده معامله مشخص می شود. البته بدین معنا نیست که جنبه فنی پیشنهادات اهمیتی ندارد؛ بلکه به دلیل ساده بودن فرایند به بررسی کمتری نیاز دارد.
2- دو مرحله ای:
معامله دو مرحله ای به پروژه ای گفته میشود که بخش تخصصی و فنی آن اهمیت بیشتری دارد. به همین دلیل لازم است پیشنهاد شرکت کنندگان از جنبه فنی بازرگانی نیز رصد شود. کمیته فنی بازرگانی، وظیفه بررسی فنی پیشنهادها را بر عهده دارد و نتایج ارزیابی را به کمیسیون معاملات گزارش میکند. با توجه به نتیجه ارزیابی، برنده معامله مشخص میشود.
•    از نظر قیمت:
براساس ماده 3 قانون معاملات و طبق بخشنامه مصوب هیات وزیران سال 1404، پروژه ها از نظر قیمت و هزینه به سه دسته طبقه بندی می شوند:
1- معاملات کوچک: به معاملاتی گفته می شود که حد نصاب آنها تا سقف 2.850.000.000 ریال تعیین شده است. این مبلغ، معیار ارزیابی در اکثر معاملات محسوب می شود. 
2- معاملات متوسط: پروژه هایی هستند که ارزش آنها بین 2.850.000.000 ریال تا 28.500.000.000 ریال است. براساس این معیار، حد نصاب معاملات متوسط مربوط به پروژه هایی است که مبلغ آن ها از 1 تا 10 برابر سقف معاملات کوچک متغیر است.
3- معاملات بزرگ: حد نصاب معاملات بزرگ مربوط به پروژه هایی است که هزینه آنها از 28.500.000.000 ریال بیشتر باشد. هر معامله ای که ارزش آن بیش از این مبلغ باشد مشمول الزامات قانونی خاص و تشریفات نظارتی دقیق است.
4- معاملات فصلی: معیار این معاملات، 5 درصد حد نصاب معاملات کوچک است. همانطور که گفتیم، سقف معاملات کوچک سال 1404، ارزشی برابر 2.850.000.000 ریال دارد. 5 درصد این قیمت برابر است با: 142.500.000 ریال. در نتیجه این مبلغ، معیاری برای گزارش معاملات فصلی محسوب می شود.

•    از نظر روش دعوت:
دسته بندی دیگر مناقصات برحسب نوع دعوت از تامین کنندگان و پیمانکاران است. دعوت از آنها به دو صورت عمومی و محدود انجام میشود.
1- عمومی: به معامله ای گفته می شود که محدود به افراد خاصی نیست. در این فرایند، خرید کالا یا خدمات به صورت فراخوان عمومی اطلاع رسانی میشود. افراد واجد شرایط بدون محدودیت میتوانند در فراخوان شرکت کنند.
2- محدود: معامله محدود، فراخوانی است که بنا به صلاحدید بالاترین مقام دستگاه برگزار کننده، با اِعمال محدودیت های ویژه ای برگزار میشود. کارفرما این فراخوان را فقط به پیمانکاران و تامین کنندگان خاصی که توسط مراجع ذیصلاح دولتی معرفی شده اند اطلاع رسانی میکند.
براساس ماده 26 قانون برگزاری مناقصات، معامله محدود در موارد زیر با ارسال دعوتنامه به اشخاص برپا میشود:
•    وجود لیست کوتاه اشخاص صلاحیت دار که حداکثر دو سال قبل تهیه شده باشند.
•    در اختیار داشتن فهرست اشخاص واجد شرایط که توسط مراجع ذیصلاح دولتی اعلام میشود.
مناقصات داخلی و خارجی: فراخوان پروژه های داخلی در رسانه ها و روزنامه های کثیرالانتشار داخل کشور اطلاع رسانی می شود. شرکت کنندگان نیز فقط پیمانکاران و تامین کنندگان داخلی هستند.
معامله بین المللی یا خارجی همانطور که از نامش پیداست علاوه بر روزنامه های داخلی در رسانه های بین المللی نیز منتشر می شود. در این صورت علاوه بر پیمانکاران داخلی، پیمانکاران خارجی نیز مجاز به شرکت در پروژه خواهند بود.

مراحل برگزاری مناقصات

فصل سوم قانون فوق در ماده 9 به فرایند و مراحل برگزاری معاملات بزرگ پرداخته است. این مراحل عبارتند از:
1-    تامین منابع مالی:
ماده 10 این قانون به مبحث تامین منابع مالی اشاره دارد. برای انجام معاملات، لازم است دستگاه های برگزار کننده، منابع مالی پروژه را پیش بینی کرده و جزییات آن را در اسناد و مدارک قید نمایند.
2-    تعیین نوع معامله:
همانطور که گفته شد، معاملات از جهت مبلغ به سه نوع کوچک، متوسط و بزرگ تقسیم می شوند. براساس ماده 11 قانون برگزاری مناقصات:
الف- در معاملات کوچک، نماینده خرید یا کارپرداز، مامور میشود با توجه به موضوع معامله در مورد ارزش آن تحقیق نماید. سپس با مسئولیت خود، فراخوان را با کمترین قیمت برگزار و فاکتور را دریافت میکند.
ب- در معاملات متوسط، مامور خرید یا کارپرداز، جوانب مختلف کار را بررسی نموده و در مورد بهای آن تحقیق میکند. سپس سه مورد استعلام کتبی در رابطه با تامین کیفیت محصول اخذ می نماید. در مرحله بعد، کارپرداز بهای به دست آمده را به تایید مسئول واحد تدارکاتی یا مقام هم تراز این مسئول میرساند. چنانچه مبلغ ارزیابی شده مورد تایید این مقام باشد، فرایند با اخذ فاکتور یا عقد قرارداد انجام میشود. اگر اخذ سه فقره استعلام امکان پذیر نباشد، با هر تعداد موجود، معامله برگزار میشود.
ج- کمیسیون مناقصات، معاملات بزرگ را از لحاظ شیوه برگزاری به دو نوع عمومی و محدود تقسیم بندی میکند. سپس هر کدام از آنها را با توجه به پیچیدگی های کار از جنبه ارزیابی در دسته یک مرحله ای یا دو مرحله ای قرار می دهد.
3-    تهیه اسناد:
اسناد مناقصه چیست؟ چه کسی مسئول تهیه آن است؟ آیا دریافت اسناد اجباری است؟ اینها سوالاتی است که معمولا برای شرکت کنندگان در فرایند معامله مطرح می شود. در جواب باید بگوییم مطابق ماده 14 قانون برگزاری معاملات، اسناد پروژه شامل این موارد است:
•    نام و نشانی برگزار کننده فراخوان
•    نوع و مبلغ سپرده شرکت در فراخوان
•    زمان و مکان دریافت اسناد
•    زمان و مکان تحویل پیشنهادها و بازگشایی آنها
•    مبلغ تضمین حسن انجام کار و پیش پرداخت
•    مدت اعتبار پیشنهاد شرکت کنندگان
•    شرح خدمت و نوع کالا، مشخصات فنی، جزییات، نقشه ها و...
•    برنامه ریزی برای تحویل کالا یا انجام کار
•    معیار ارزیابی کیفی شرکت کنندگان و روش های آن
•    نحوه تسلیم پیشنهاد فنی و قیمت و تعیین مهلت برای ثبت پیشنهادات و درج تعداد نسخه های آنها
•    متن پیمان که عبارت است از شرایط عمومی، خصوصی، موافقت نامه ها و پیوست آنها
•    صورتجلسات و شرح موضوع ماده 17 قانون مذکور
•    سایر اسناد مورد نیاز
4-    ارزیابی کیفی شرکت کنندگان در صورت نیاز:
براساس ماده 12 قانون برگزاری مناقصات، ارزیابی کیفی عبارت است از:
•    تضمین کیفیت کالا و خدمات
•    دارا بودن علم و تجربه مرتبط با موضوع
•    حسن سابقه
•    دارا بودن گواهینامه های صلاحیت و پروانه انجام کار
•    توانایی مالی مناسب 
5-    فراخوان:
ماده 13 قانون فوق به فراخوان و اطلاعیه دعوت از افراد برای شرکت در معامله اشاره دارد. همه سازمان ها و نهادهایی که قصد خرید کالا یا دریافت خدمات را دارند باید پروژه مورد نظر را در قالب فراخوان، اطلاع رسانی کنند.
مفاد این فراخوان شامل موارد زیر است:
1-    نام و نشانی برگزارکننده
2-    ماهیت، کیفیت و کمیت کالا یا خدمات
3-    نوع و مبلغ تضمین شرکت در معامله
4-    مکان، زمان و مهلت اخذ اسناد از کارفرما
5-    مکان، زمان و مهلت تحویل پیشنهادها و بازگشایی آنها
6-    مبلغ برآورد 
پروژه به تشخیص کارفرما ممکن است در دو یا سه نوبت برگزار شود. لازم است فراخوان آن نیز در یکی از روزنامه های کثیرالانتشار کشوری یا استانی اطلاع رسانی گردد. انتشار آگهی فراخوان در سایر مطبوعات و رسانه های جمعی و بستر اینترنت نیز مجاز است.
چنانچه کارفرما بخواهد پروژه بین المللی برگزار کند، لازم است آگهی در یکی از روزنامه های انگلیسی زبان داخلی، کثیرالانتشار و روزنامه یا مجله بین المللی مربوط به موضوع فراخوان، منتشر شود.
6-    ارزیابی پیشنهادها:
شرکت کنندگان موظفند بعد از اخذ اسناد، پیشنهادهای مالی و فنی خود را به کارفرما تسلیم نمایند. مراحل آماده سازی پیشنهادات تا گشایش و ارزیابی آنها بدین شرح است:
•    تهیه و تکمیل پیشنهادات و اسناد مورد نظر توسط شرکت کنندگان
•    قرار دادن اسناد و پیشنهادها در پاکت های جداگانه الف، ب و ج
•    ارائه پیشنهادها به کارفرما در زمان تعیین شده در متن آگهی
•    بازگشایی پیشنهادهای ارائه شده در مکان و زمان مقرر
•    باز نمودن پاکت الف یا پاکت تضمین و بررسی آن
•    باز کردن پاکت ب یا پاکت فنی بازرگانی
•    باز کردن پاکت ج و ارزیابی پیشنهادهای مالی
•    تحویل پاکات فنی بازرگانی به کمیته مربوطه در فراخوان های دو مرحله ای
•    تهیه، تنظیم و امضای صورتجلسه بازگشایی پیشنهادات توسط کمیسیون برگزاری پروژه
•    تحویل پاکات تضمین و قیمتِ پیشنهادهای مردود به کارفرما برای استرداد به شرکت کننده
7-    تعیین برنده و عقد قرارداد:
کارفرما ابتدا پاکت تضمین را می گشاید. چنانچه تضمین ارائه شده مورد قبول واقع شود، آن وقت نوبت به بررسی فنی پیشنهادها میرسد. البته در برخی از فراخوان ها به تشخیص کارفرما، نیازی به ارزیابی فنی بازرگانی نیست.
اگر محتویات پاکت ب یا پاکت فنی، مورد تایید باشد، کارفرما پاکت ج یا پاکت قیمت را می گشاید. در ارزیابی مالی، شخصی که مناسب ترین قیمت را لحاظ نموده باشد، به عنوان برنده اول تعیین می شود. برنده دوم نیز زمانی اعلام می شود که تفاوت قیمت پیشنهادی او با نفر اول از مبلغ سپرده کمتر باشد.
بعد از بازگشایی پاکات قیمت در صورتی که بررسی و کنترل بیشتری بر پیشنهادها لازم باشد، کمیسیون آن را به کمیته فنی بازرگانی ارجاع می دهد. کمیته نیز حداکثر طی دو هفته نتیجه را به کمیسیون اطلاع می دهد.
با تعیین قطعی برنده فراخوان، موعد انعقاد قرارداد فرا می رسد. قرارداد با برنده اول باید قبل از پایان اعتبار پیشنهادها منعقد گردد. در صورت امتناع برنده اول از عقد قرارداد یا عدم ارائه ضمانت انجام تعهدات، تضمین وی ضبط شده و انعقاد قرارداد با برنده دوم صورت می گیرد. در صورت عدم همکاری نفر دوم، تضمین او نیز ضبط و فراخوان، طبق ضوابط تجدید میشود.

این نمودار، مراحل اجرای یک پروژه را از طرح نیاز کارفرما تا اعلام قیمت پیشنهادی توسط شرکت کننده و در نهایت تعیین برنده معامله نمایش میدهد.

مناقصه و مزایده چه فرقی با هم دارند؟

اصلی ترین تفاوت این دو معامله، شیوه انتخاب برنده و ماهیت آنهاست. در مناقصات، فردی برنده می شود که کمترین قیمت و بهترین کیفیت را پیشنهاد می دهد. اما پیروز مزایده یا حراج، شخصی است که قیمت بیشتری ارائه دهد.

ماهیت این دو نیز کاملا متفاوت است. در مناقصه، هدفِ برگزار کننده، خرید کالا یا خدمات است. اما هدف برگزار کننده در مزایده، فروش اموال است.

مثال:

مناقصه ← تهیه مصالح و اجرای اسکلت بتنی پروژه مسکونی 

مزایده ← فروش یک دستگاه خودروی سواری زانتیا SX سیستم سیتروئن مدل 1383 

 

تفاوت دیگر این دو مربوط به نقش برگزار کننده است. برگزار کننده حراج، فروشنده است. این شخص می تواند حقیقی یا حقوقی باشد و فقط بالاترین قیمت را انتخاب میکند. در حالی که در فرایند خرید یا دریافت خدمات، خریدار، سازمان دولتی یا شرکت خصوصی است. این نهادها، شخصی را می پذیرند که هزینه مناسب و کیفیت بالایی پیشنهاد میدهد.

فرآیند تامین کالا یا انجام خدمات، معمولا پیچیدگی های بیشتری دارد و از قوانین و مقررات خاصی پیروی میکند. به همین خاطر برای هر فراخوان، اسناد منحصر به فردی تدوین میشود. اما فرایند حراج معمولا ساده تر است. برگزارکننده معامله، برای مال مورد نظر، قیمت پایه تعیین میکند. شرکت کنندگان نیز باید قیمت بیشتری از مبلغ پایه برای خرید آن پیشنهاد دهند. این رقابت تا زمانی که بالاترین قیمت، پذیرفته شود ادامه می یابد.

تفاوت مناقصه و مزایده در یک نگاه:

نمونه های واقعی مناقصه

• مناقصه آسفالت توپکا 19-0 
• مناقصه تامین نیروی انسانی (شرکتی) جهت ارائه خدمات در شرکت توزیع برق 
• مناقصه انواع پیچ، مهره و واشر... 
• تجدید مناقصه خرید یک دستگاه پمپ واتر جت با فشار بالا بدون الکتروموتور 

دسترسی سریع و یکپارچه به پروژه های سراسر کشور

پایگاه خبرگزاری پارس نماد داده ها، مرجع رسمی اطلاع رسانی مناقصات و مزایدات سراسر کشور است. این مجموعه، رسانه ای جامع و پویا در اختیار دارد که فعالان اقتصادی میتوانند با ثبت نام در این سامانه به تمام فراخوان های حوزه کاری خود دسترسی یابند.

کلیه استعلام ها و پروژه های موجود در سامانه پارس نماد به صورت فیلترینگ هوشمند و تخصصی دسته بندی شده اند. بنابراین پیمانکاران و فروشندگان کالا به سادگی می توانند آگهی مربوط به حیطه فعالیت خود را پیدا کرده و در فراخوان مورد نظر شرکت کنند.

با دسترسی آسان و سریع به مناقصه های دولتی و خصوصی، برنده بعدی شما هستید.